Пресс-центр

Компании чаще всего автоматизируют бардак

Компании чаще всего автоматизируют бардак

В последнее время автоматизация стала чуть ли не панацеей от всех проблем. Частые сбои поставок – автоматизируйте работу с поставщиками, низкий уровень сервиса – автоматизация, не выполняете производственные планы – опять автоматизация. Только большинство компаний в погоне за волшебным средством забывают самую главную вещь, что прежде чем автоматизировать необходимо выстроить работающую бизнес схему без специальных программных продуктов.

Без этого шага компания получает автоматизированный хаос, который зачастую приводит еще к более низкой эффективности работы компании в целом.

 

Именно поэтому в ходе наших консалтинговых проектов, мы предлагаем автоматизацию нашим клиентам в последнюю очередь, когда собственники и топ-менеджмент определились со стратегией развития, когда все процессы в компании отстроены и выверены, вот тогда можно приступать к выбору программных решений.

 

Поэтому для начала давайте разберемся, какие результаты должна принести автоматизация.

 

В первую очередь, это улучшения качественных показателей: для склада – это может быть точность отборки заказов, для производств – своевременное выполнение производственных заданий в нужной номенклатуре, для закупок – ускорение оборачиваемости и отсутствие «провалов» продаж.

 

Во-вторых, это снижение трудоемкости операций, это касается как «физических», так и «интеллектуальных» операций. Например, на складе это сокращение времени на отборку одной строки заказа, за счет чего стандартный объем складских операций можно выполнить меньшим количеством сотрудников. С реалиях производства – это выполнения объемно-календарного планирования. Без специализированных IT – решений диспетчер по производству за целый рабочий день мог составить только укрупненный узловой недельный производственный запуск. При помощи автоматизации составление производственных графиков занимает не больше часа, причем это время уже включает в себя ручную корректировку графика, разработанного программой.

 

В –третьих, автоматизация повышает прозрачность и управляемости компании.

 

Все действия фиксируются, ежесекундно обновляется информация о всех процессах: от звонка клиенту до какая деталь сейчас обрабатывается на конкретном станке. Следовательно, руководители компании и подразделений легко за считанные минуты могут получи всевозможные отчеты по выпуску, отгрузкам, индивидуальной эффективности сотрудника или целого отдела.

 

Но как же все-таки должна происходить автоматизация.

 

  1. Выбор стратегии, определение измеряемых стратегических целей (прибыль, рентабельность);
  2. Разработка плана стратегический действий для достижения стратегических целей;
  3. Детализация стратегических действий до конкретных сотрудников и оперативных задач.

 

И только после того, как компания определилась, как выстроить бизнес-процессы, как и кто должен выполнять каждую операцию, можно приступать к автоматизации.

 

Давайте рассмотрим пример с автоматизацией планирования производства.

 

Крупное производственное предприятие в г. Екатеринбурге с мелкосерийным производством столкнулся с тем, что он не может гарантировать своим клиентом выполнение договорных сроков по выполнению заявок.

 

Прежде чем броситься в выбор поставщиков ERP, APS или MES систем необходимо установить причину срывов сроков выполнения производственных заказов.

 

Главная предпосылка – это постоянное изменения ассортимента, а следовательно, вопрос с прогнозированием закупок сырья: что закупить, а вдруг именно эти компоненты уже не понадобятся, или придется в срочном порядке искать нового поставщика для приобретения ранее не закупаемого сырья.

 

Вместе с этим следует вопрос о том, как составить график производства, что выпускать в первую очередь, как спланировать производственный цикл к приходу очередной партии сырья и т.д.

 

Конечно, в зависимости от специфики каждой компании, можно найти множество других причин: неквалифицированный персонал, неправильно поставленный материальный учет, ненадлежащее качество используемого сырья и компонентов, устаревшая технология производства, низкое качество технологической оснастки. 

 

Кстати, очень часто можно встретить случаи, когда на заводе стоят станки и производственные линии последнего поколения, но это никак не отражается на эффективности производства, т.к. при выборе оборудования халатно отнеслись к изучению технологии производства и к техническим требованиям. На выходе получили, что высокотехнологичное оборудование не органично «вписывается» в тех. процесс и тормозит его.

 

Например, при выборе роботизированного станка для финишной упаковки производимых товаров не учли весовые характеристики товаров, как следствие, требуется постоянное участие рабочих для перемещения товаров на конвейерную линию.

 

А теперь необходимо разработать решение, которое позволит компании планировать производственный процесс с точностью до часа и обеспечит высокую точность выполнения производственных заказов.

 

Для чего необходимо правильно подобрать функционал программы:

 

  1. Составление недельного/дневного/сменного задания на участок/конкретного сотрудника;
  2. Отслеживание и отображение хода выполнения составленного плана в реальном времени;
    1. Информация о свободных производственных мощностях и датах их возникновения;
    2. Информация о статусе заказа (задержка/ опережение/ план);
    3. Корректировка плана с учётом дефицита, ожидаемых поставок материалов;
    4. Моделирование загрузки цехов и отклонения в их работе;
    5. Инструменты оптимизации (группировка операций с целью минимизации перенастройки оборудования, оптимизация последовательности запусков, перераспределение мощностей и ресурсов для выпуска в сжатые сроки);
  3. Пооперационное ведение материального учета по местам обработки.

 

Но без оптимизации логистической цепочки, автоматизация не позволит значительно повысить эффективность компании. Нужно провести изменения в следующих сферах:

 

  1. Работа с поставщиками по созданию партнерских отношений, для высокой точности производства критично качество поставляемого сырья и сроки поставки;
  2. Поиск альтернативных поставщиков;
  3. Работа с ассортиментом (отказ от излишне широкого ассортимента, определение целевого уровня маржинальности);
  4. Разработка универсальных полуфабрикатов и заготовок для быстрой трансформации под спецификацию клиента;
  5. Проведения нормирования материалов и рабочего времени.
  6. Внедрение системы мотивации.

 

После всех этих действия можно приступать к поиску оптимального программного решения и контрактации с поставщиком.

 

При выборе поставщика программного продукта мы рекомендуем обращать внимание на следующие факторы:

 

1. Портфолио внедрение (в том числе на территории РБ).  Потенциальный поставщик IT-решения может предоставить многочисленное портфолио внедрений. Но 95% внедрений приходится на компании, совершенно других масштабов и с логистической и производственной системой кардинально не похожей на Вашу. Это повод задуматься над тем, что IT –решение может быть заточено под другие потребности, а значит, будет неэффективным для решения Ваших задач.  Кроме того, отсутствие внедрений на территории РБ или СНГ может повлечь за собой серьезные вопросы с корректностью ведения первичного учета.

 

Кстати, спросите у поставщика о примерах неудачных проектов. И стразу можете смело вычеркивать поставщика из списка потенциальных партнеров, если он заявляет, что провальных внедрений не было. Это или наглая ложь, или правда, но только в том случае, если у него всего 1-3 выполненных проектов. Ошибки совершают даже самые лучше, наличие неудачных проектов говорит о том, что у поставщика большой опыт в решении нестандартных и сложных задач. Кроме того, часто внедрения не заканчиваются успехом по вине заказчика: нежелание менять процессы, отсутствие качественного персонала, непонимание задач, решаемых в ходе автоматизации, потеря интереса и т.д.

 

2. Стоимость внедрения «под ключ» и методология оценки стоимости внедрения. Настоятельно советует отказаться от почасовой тарификации работы разработчиков. Это приводит с постоянному появлению дополнительных спецификаций и увеличению бюджета. Лучшие разработчики, используют для управления проектами гибкие системы разработок и могут на начальном этапе предоставить окончательную стоимость проекта.

 

3. Возможность изменять бизнес-процессы после внедрения системы. Ни одна компания не стоит на месте, а постоянно адаптируется под новые тенденции рынка. Поэтому важно иметь возможность быстро и предпочтительно самостоятельно менять ключевые параметры и бизнес-логику.

 

4. Функционал. Если сильно не вникать в возможности программного продукта, то многие решения кажутся идентичными. Одни решения заточены на работу с мерными и сыпучими SKU, какие-то решения при планировании могут работать только с ЧПУ-станками и не предусматривают ручных операций, другие – не учитывают передачу части производственного процесса на аутсорсинг и т.д.

Поэтому не пожалейте времени и создайте рабочую группу из специалистов из всех областей (производство, логистика, продажи, маркетологи, финансисты) для разработки требований к функционалу программы.

 

5. Интеграция со внешними системами. Если Вы не собираетесь отказываться от учетной программы, в которой Вы сейчас работаете, то заранее позаботьтесь об интеграции программных продуктов. Иначе, получит две несвязных системы, и Вам придется дублировать одни и те же действия.

 

Для того, чтобы процесс внедрения автоматизированной системы управления прошел успешно необходима:

 

  1. Команда сильных внедренцев и практиков со стороны поставщика программного продукта;
  2. Мотивированная, заинтересованная и компетентная команда на стороне заказчика;
  3. Четкое понимание целей и задач каждым участником проекта, а также ориентация не результат.
  4. Качественно сформированное техническое задание и детальный план действий с конкретными сроками.

 

 

И в заключении несколько цифр (агрегированные результаты логистических и производственных аудитов Apply Logistic Consulting):

 

→       Более 40% проектов автоматизации заканчивается провалом.

 

→       Более чем 55% “удачной автоматизации” заканчивается тем, что скорость и качество операций не выросло, при этом до автоматизации компания имела более низкие операционные издержки, при этом в 1/3 таких проектов выявляются факты “откатинга”.

 

→       В более чем 83% случаев компании приступают к автоматизации без предварительной подготовки процессов.

 

→       Если брать производственные предприятия на территории постсоветского пространства, то организационная оптимизация дает прорыв в среднем в 42 раза выше по отношению к эффекту автоматизации (прежде чем внедрять программное обеспечение, необходимо навести порядок).

 

→       Положительный опыт автоматизации, где компании добивались операционного прорыва в качестве, скорости и издержках пока на сегодняшний день не более 15%, но это не плохо – растет опыт заказчиков, внедренцев и разработчиков и в ближайшие 5 лет, полагаю, что это число будет более 50%.

 

→       Период возврата инвестиций при автоматизации процесса планирования производства составляет не более 90 календарных дней, а чаще всего – 3 недели. 

 

 

 

Автор: Кристина Чепелевич, директор Apply Logistic Consulting

 

Apply Logistic в Facebook
Apply Logistic в Facebook